Drukt u nog facturen af om te klasseren of naar de boekhouder te brengen?
Jezelf al eens afgevraagd of er geen efficiëntere manier bestaat om facturen bij te houden of te verzenden?
Dubbele input vermijden
Die oplossingen bestaan wel degelijk en waarschijnlijk voor een fractie van de kostprijs die nu verloren gaat aan het dubbel ingeven, afdrukken en brengen van die facturen. Want besef goed dat als jij facturen afdrukt, jouw boekhouder dit nogmaals moet ingeven in een eigen systeem. Dubbel werk dus wat neerkomt op tijds- en geldverlies.
Boekhouders staan er niet altijd voor te springen om de huidige administratieve flow eens te herbekijken. De reden is vaak niet ver te zoeken: ofwel zijn de eigen systemen niet aangepast om op een digitale manier aan factuurverwerking te doen, ofwel worden er momenteel medewerkers betaald om die manuele input te doen. Als die input verdwijnt, gaan taken verloren. Dit wil niet zeggen dat die mensen automatisch hun job verliezen. Misschien kunnen ze een opleiding volgen en vervolgens meer tijd besteden om fiscaal advies te geven, zodat jij er als ondernemer ook op vooruit gaat…
Durf toch maar eens wat zaken in vraag stellen, je betaalt er tenslotte genoeg voor.
clean desk = helder hoofd
Hoe werkt het?
Hoe werkt deze efficiëntere manier van werken dan precies? Er zijn tal van softwaretools op de markt waarmee je heel vlot offertes, werkbonnen en facturen maakt, en waarmee je op een overzichtelijke manier je klanten beheert. Deze tools kunnen perfect gekoppeld worden aan de meest courante boekhoudsystemen. Dit gebeurt via een uniform gegevensformaat UBL (Universal Business Language) dat door de meeste software in België ondersteund wordt. Dus eenmaal je een factuur inboekt in jouw administratieve tool, zit die automatisch in het systeem van de boekhouder. Kers op de taart: het boekhoudsysteem kan ook gekoppeld worden aan je bankrekening aan de hand van CODA bestanden. Hierdoor worden betalingen automatisch gelinkt worden aan jouw verkoopfacturen. Die info kan dan weer terugvloeien naar jouw administratieve tool waardoor jij ook de banking app niet meer hoeft open te doen om je betalingen op te volgen. Zo is de cirkel rond, win je tijd, en kan je je met interessantere zaken bezig houden.
Ziet u deze flow graag eens live? Neem contact met ons op en we zullen via een Zoom call volledig vrijblijvend en afhankelijk van jullie noden, een aantal tools demonstreren die je leven gemakkelijker kunnen maken. Een half uurtje van uw tijd kan u op termijn misschien een aantal uur per week doen besparen.